Instructions d'arrivée Airbnb : modèles prêts à copier (2026)
Vos instructions d'arrivée sont la chose la plus importante que vous écrirez en tant qu'hôte.
Pas votre description d'annonce. Pas votre lettre d'accueil. Les instructions d'arrivée — parce qu'elles sont lues par un guest fatigué debout devant votre porte, peut-être dans l'obscurité, peut-être avec des enfants, presque certainement avec une batterie de téléphone à plat.
Si elles sont floues, vous recevez un appel à 22h. S'il manque une étape, vous obtenez un avis frustré. Si elles sont parfaites, votre guest entre en se sentant pris en charge — et ce sentiment donne le ton à tout ce qui suit.
Cet article vous donne des modèles prêts à l'emploi pour chaque situation d'arrivée, ainsi que les principes qui rendent les instructions vraiment efficaces.
Les 5 éléments que toute instruction d'arrivée doit contenir
Avant les modèles, les indispensables. Quel que soit le format, ces cinq informations doivent être présentes :
1. L'adresse exacte — pas seulement la rue, mais comment reconnaître le bâtiment. "La porte rouge à côté de la pharmacie" est plus utile que "47 rue de la Paix" pour quelqu'un qui ne connaît pas le quartier.
2. Comment entrer — code d'entrée, nom sur l'interphone, quelle porte utiliser, pousser ou tirer, si le code change entre les séjours.
3. Où sont les clés — emplacement et code de la boîte à clés, ou personne à rencontrer. Supposez que votre guest n'a jamais utilisé une boîte à clés.
4. L'emplacement du logement — étage, numéro de porte, repère visuel.
5. Que faire si quelque chose ne fonctionne pas — votre numéro et les conditions pour l'utiliser.
Tout le reste est secondaire. Les instructions d'arrivée sont une section d'un manuel d'accueil complet. Une fois à l'intérieur, les guests auront besoin de vos notices d'appareils.
Modèle 1 — Check-in autonome avec boîte à clés (le plus courant)
Le standard pour la plupart des hôtes. Les guests arrivent de façon indépendante, aucune coordination nécessaire.
Comment arriver
L'immeuble est [description d'un repère — ex : "l'immeuble en pierre grise entre la boulangerie et la pharmacie, rue du Commerce"]. L'entrée principale est la grande porte en bois sur la rue — elle ne ressemble pas à un immeuble de l'extérieur, ce qui perturbe les gens. C'est bien la bonne porte.
Code d'entrée : [XXXX] — tapez le code et poussez fermement (la porte est un peu lourde).
Pour accéder au logement
Prenez les escaliers / l'ascenseur jusqu'au [Xe] étage. Tournez à [gauche/droite]. L'appartement [XX] est la [première/deuxième/troisième] porte à [gauche/droite].
Les clés
La boîte à clés grise est fixée sur le mur [à gauche / droite] de la porte de l'appartement. Pour l'ouvrir :
- Entrez le code : [XXXX]
- Poussez le bas de la boîte vers l'intérieur, puis tirez vers le bas
- Les clés sont à l'intérieur — prenez-les toutes
Une fois à l'intérieur
Le wifi est [Nom du réseau], mot de passe [XXXXXX]. Il y a un guide d'accueil sur la table de la cuisine avec tout ce dont vous avez besoin.
Check-in à partir de [heure]. Check-out avant [heure].
Si quelque chose ne fonctionne pas comme décrit, appelez-moi ou envoyez-moi un message directement : [numéro de téléphone]. Je suis généralement disponible dans les 15 minutes.
Ce qui rend ce modèle efficace : la description du repère visuel supprime le problème "je ne trouve pas l'immeuble". Les étapes numérotées de la boîte à clés préviennent le problème "je n'arrive pas à l'ouvrir". Le "appelez-moi" explicite à la fin prévient le problème "je ne voulais pas vous déranger" où les guests souffrent en silence puis écrivent un avis.
Modèle 2 — Check-in autonome, immeuble avec gardien ou concierge
Quand un gardien ou concierge d'immeuble détient les clés.
Comment se rendre sur place
L'immeuble est au [adresse complète]. L'entrée fait face à [repère] — cherchez le panneau d'interphone vert à droite de la porte principale.
Le concierge
Appuyez sur le bouton [XX] ou cherchez [Nom] sur le panneau. Le concierge est disponible [horaires — ex : du lundi au samedi de 8h à 20h]. Il vous remettra les clés de l'appartement directement.
Si vous arrivez en dehors de ces horaires : la clé sera laissée dans une enveloppe à votre nom au bureau du concierge — il peut la laisser même quand la loge est fermée. Sonnez la sonnette marquée "GARDIEN" pour accéder au bureau en dehors des horaires.
Le logement
[Étage], porte [XX]. L'ascenseur est à droite de l'escalier principal.
Check-in à partir de [heure]. Check-out avant [heure].
Mon numéro : [téléphone]. Message en priorité, appel si urgent.
Modèle 3 — Check-in autonome avec serrure connectée (code changeant)
Pour les hôtes qui utilisent des serrures connectées comme Nuki, August ou Igloohome.
Votre code d'entrée personnel
Votre code pour ce séjour est : [XXXX]
Ce code est actif à partir de [heure de check-in] le [date d'arrivée] jusqu'à [heure de check-out] le [date de départ]. Il ne fonctionnera pas avant ou après ces horaires.
Pour entrer
Entrée de l'immeuble : [code ou instructions]
Porte de l'appartement : appuyez sur n'importe quelle touche du clavier pour l'activer, puis entrez votre code [XXXX] et appuyez sur la touche de validation / confirmation. La serrure cliquera et la poignée tournera.
Si le clavier ne répond pas : maintenez n'importe quelle touche appuyée pendant 3 secondes pour l'activer. Si la batterie est faible, vous verrez peut-être une lumière rouge — contactez-moi immédiatement et j'arrangerai une solution de remplacement.
Pas de clés physiques
Il n'y a pas de clés physiques pour ce logement. Le code est votre clé. Ne le partagez avec personne.
Check-in à partir de [heure]. Check-out avant [heure] — le code se désactive automatiquement.
Questions : [numéro de téléphone].
Pourquoi les instructions de serrure connectée nécessitent plus de détails : les guests qui n'ont jamais utilisé une serrure connectée l'approchent comme un coffre-fort. Ils appuient une fois, rien ne se passe, et ils supposent que c'est cassé. L'étape "appuyez sur n'importe quelle touche pour activer" prévient 90% des appels de support pour serrures connectées.
Modèle 4 — Remise des clés en personne
Quand vous ou un co-hôte accueillez le guest à l'arrivée.
Bonjour [Prénom],
J'ai hâte de vous accueillir le [date]. Voici comment se passera votre arrivée :
Je vous retrouverai à l'entrée de l'immeuble au [adresse] — celui avec [repère]. Si vous avez du retard, envoyez-moi simplement un message et j'attendrai. Si j'ai quelques minutes de retard, attendez à l'entrée et j'arrive rapidement.
Je vous ferai faire le tour du logement à l'arrivée — ça prend environ 10 minutes et couvre tout ce dont vous avez besoin : chauffage, cuisine, wifi, et tout ce qui a une particularité.
Mon numéro : [téléphone]. Le message fonctionne mieux.
À [jour]. [Votre prénom]
Note pour les remises en personne : même quand vous accueillez les guests en personne, envoyez-leur des instructions écrites après. Les guests retiennent très peu pendant la visite physique — ils sont fatigués, distraits et essaient d'absorber tout en même temps. Un message avec les points clés (wifi, heure de check-out, votre numéro) envoyé une heure après l'accueil est presque toujours apprécié.
Modèle 5 — Arrivée tardive
Quand un guest arrive après 22h.
Bonjour [Prénom],
Je voulais m'assurer que tout était clair pour votre arrivée tardive ce soir.
Code d'entrée : [XXXX] — tapez-le et poussez la porte fermement.
Boîte à clés : sur le mur à [gauche/droite] de l'appartement [XX] au [Xe] étage. Code : [XXXX]. Poussez vers l'intérieur, puis tirez vers le bas.
Un détail à savoir : l'immeuble est calme après 22h et la porte d'entrée peut être un peu récalcitrante — poussez avec l'épaule si elle ne cède pas immédiatement après le code. Elle s'ouvre bien, elle a juste besoin d'une poussée ferme.
Le wifi est [Réseau], mot de passe [XXXX] — c'est sur une carte près de la bouilloire si vous oubliez.
Je suis disponible jusqu'à [heure] ce soir, et à partir de [heure] demain matin. Si quelque chose ne fonctionne pas à l'arrivée, envoyez-moi un message et je réponds immédiatement.
Bonne route. [Votre prénom]
Pourquoi les arrivées tardives ont besoin de leur propre message : les arrivées tardives sont le scénario de check-in le plus risqué. Les guests sont fatigués. Les choses qui semblent simples à 15h sont déconcertantes à minuit. Un message proactif une heure avant l'arrivée, avec seulement les informations essentielles, réduit considérablement les appels de support nocturnes.
Modèle 6 — Propriété isolée ou accès complexe
Pour les gîtes ruraux, les propriétés avec plusieurs portails, ou partout où l'accès est genuinement compliqué.
Pour accéder à la propriété
La propriété n'apparaît pas correctement dans tous les GPS. Utilisez plutôt ces coordonnées : [XX.XXXXX, XX.XXXXX] — collez-les directement dans Google Maps ou Waze.
Depuis [ville/village le plus proche] : prenez la [nom de la route] en direction de [direction] pendant environ [X] km. Vous passerez devant [repère 1] sur votre gauche, puis [repère 2]. Après [repère 2], prenez le prochain tournant à [droite/gauche] — c'est un chemin en gravier, c'est normal. Le portail de la propriété est à [X] mètres sur ce chemin.
Accès au portail
Le portail principal a un clavier numérique sur le pilier droit. Code : [XXXX]. Poussez le portail après avoir entré le code — il met 5 secondes à se déverrouiller.
Stationnement
Garez-vous à l'intérieur du portail, sur l'espace en gravier à gauche. Ne vous garez pas sur le chemin — les tracteurs du voisin doivent pouvoir passer.
La maison
La clé de la porte d'entrée est dans la boîte à clés fixée à gauche du porche. Code : [XXXX].
Numéros importants
- Moi : [téléphone]
- Gestionnaire local (sur place) : [téléphone] — disponible [horaires]
- Urgences : 15, 17, 18 ou 112
Si vous ne trouvez pas la propriété : appelez-moi immédiatement. Ne devinez pas — les routes dans cette zone se ressemblent toutes.
Quoi envoyer et à quel moment
Les modèles ci-dessus fonctionnent mieux quand ils sont envoyés au bon moment :
À la confirmation de réservation : un court message de bienvenue confirmant les dates et promettant des instructions d'arrivée détaillées à l'approche du séjour.
2 jours avant l'arrivée : les instructions d'arrivée complètes. C'est quand les guests lisent attentivement — ils planifient leur voyage.
Le matin du check-in : un bref rappel avec seulement le code d'entrée, le code de la boîte à clés, et l'heure de check-in. Trois informations, rien de plus.
1 heure avant l'arrivée estimée (pour les arrivées tardives) : une version condensée du modèle d'arrivée tardive ci-dessus.
Envoyer les instructions trop tôt signifie qu'elles sont oubliées. Les envoyer seulement à la réservation signifie qu'elles sont enfouies. Le timing "2 jours avant" est le point optimal.
Les instructions d'arrivée dans votre guide d'accueil
Les instructions d'arrivée envoyées par message ont une faiblesse : elles se retrouvent enfouies dans un fil de messages. Au troisième jour d'un séjour, les guests ne les retrouvent souvent plus.
Un guide d'accueil digital résout ça — instructions d'arrivée, wifi, règles maison et recommandations locales au même endroit, accessible par QR code à tout moment du séjour. Les deux appartiennent à votre livret d'accueil, accessible par QR code.
Welkome génère un guide d'accueil digital complet incluant vos instructions d'arrivée en 30 secondes. Vos guests scannent un QR code à l'arrivée et accèdent à tout dans leur langue — fini de chercher dans les fils de messages à minuit. Gratuit pour 1 logement.
Questions fréquentes
Quelle doit être la précision des instructions d'arrivée ?
Assez précises pour qu'un visiteur de première fois puisse entrer sans vous appeler. Testez vos instructions en imaginant un guest qui n'a jamais été dans votre ville, ne parle pas bien votre langue, et arrive de nuit. S'il peut suivre vos instructions sans aide, elles sont suffisamment précises.
Dois-je inclure le code d'entrée dans mes instructions ?
Oui — mais choisissez bien le moment. N'incluez pas le code dans un message envoyé à la réservation (trop tôt, risque de sécurité). Incluez-le dans le message envoyé 1 à 2 jours avant l'arrivée et dans le rappel du matin. Si vous utilisez une serrure connectée avec codes rotatifs, envoyez le code spécifique 24 heures avant l'arrivée.
Que faire si les guests ne trouvent pas l'immeuble ?
C'est le problème de check-in le plus fréquent. Prévenez-le avec : un lien Google Maps (pas juste une adresse), une description d'un repère visuel, et une photo de l'entrée de l'immeuble. Ces trois éléments ensemble éliminent presque tous les appels "je ne trouve pas".
Les instructions d'arrivée doivent-elles être en plusieurs langues ?
Oui, si vous avez des guests internationaux. Un guest qui lit des instructions dans sa deuxième langue sous pression fait plus d'erreurs. Les outils de traduction automatique rendent ça simple — il n'y a aucune raison de ne pas le proposer.